有效沟通的三个基本原则包括(沟通方式有哪几种)

现在我们绝大多数人已经习惯了通过高科技媒体传播信息和获取信息,但直到今天,熟人之间的口头传播信息,依然让人们感到信息可信,具有说服力。因此,最有效的沟通方式依然是面对面的对话,而不是发邮件、发微信,也不是写逻辑严谨的报告,这是有效沟通的原则。基于这个原则,在那些非常重视沟通有效性的跨国公司里,员工通常会遵守下面6个细则。

第一,好消息要当面通知对方。如果做不到,至少要用电话通知对方。如果打电话找不到人,那就给他留言 或者发邮件,表示想约他当面聊一个好消息,而不要直接通过邮件告诉对方好消息,更不能用微信这类让人感觉不具有权威性的即时通信工具。

如果你是领导,要给下属发奖金 ,一定要当面交到他们手里,尽管钱是经过银行转账的,千万不要用邮件或者信件等方式传递这种信息。如果下属休假了,要等他们回来再亲手交给他们。

如果你是下属,想让领导知道你做出了很大的成绩,写邮件时只要告诉领导有好消息即可,然后约他当面汇报,不要在邮件中透露太多细节。在邮件中将细节告诉对方的坏处是,信件式的信息传递效果没有当面口述好,无法给领导留下深刻的印象。更糟糕的是,你报喜的邮件很可能被淹没在他要处理的诸多公文中( 包括微信),他甚至都没有注意到。

对外通信也是如此,如果公司录用了一个人,都要通过电话口述,而不是简单地用一封冰冷的邮件通知对方,更不能用微信这种不正规的通信手段。同样,接受对方的录取通知时也要当面接受或者打电话接受,不要用邮件。即使用邮件在第一时间通知了对方,也要再打电话正式通知或者表示接受。

第二,对于坏消息,使用什么通信手段要视情况而定。如果我们对一件事情负有责任,需要解释,就不能用邮件通知,比如解雇下属。男女朋友分手,更不能在微信上扔下一句话就完事,一定要当面做了断。当然,如果不是很重要的事情,用邮件通知即可。

第三,主观的事情要尽可能面对面沟通,客观的事情则可以用邮件。凡是涉及很多主观看法的事情,最好不要用邮件,更不要用微信沟通,因为主观的事情需要通过面对面交互对话才能说清楚,才能影响对方。更重要的是,由于看法是主观的,最好不要给对方留底,以免将来被翻出来造成麻烦。很多人对领导有意见,洋洋洒洒写了一大篇,即使他日后和这个领导关系处得不错,但是万一哪天领导无意中翻出这封邮件,也会有点不舒服。

比邮件更糟糕的是用微信提意见。讨论主观的事情时,写邮件好歹还会过脑子,但发微信常常很随意,没有经过深思熟虑。这时候,原本不应该表露的情绪很容易就表露了出去,会引起不必要的误会。而比在微信中输入文字更糟糕的是发微信语音,因为它比打字还不过脑子。 凡是涉及说服别人的事情,都属于主观沟通,也适用于这个原则。

当然,并非所有沟通都需要当面进行。对于那些已经有了客观定论的事情,即使已经面谈过了,也需要用邮件。这样做有两个好处,一是省时间,二是客观的事情不仅不怕存档,反而需要存档。比如领导许诺你,只要工作做得好,下半年就提拔你。我们不妨将这次谈话写成一封邮件,当作备忘录发送给领导。邮件中可以这么写:“感谢领导的肯定和栽培,尤其感谢您提到下半年如果我完成某项任务,就会提拔我。我会努力干,请领导放心,我一定不会辜负您的希望”,这封邮件就算是“立此存照”。 在和客户谈完合作之后,最好用邮件让对方确认我们谈过的内容,以免对方赖账。但是还没有谈定的事就不要发太多备忘录,以免言语有不当之处,被对方抓住把柄。

第四,涉及法律问题的事情,或者讲竞争对手坏话的言论 ,一定不能有文字记录,以免将来到了法庭上成为不利的证据。当然,告同事状、向领导诉说委屈这种事,就更不要留有文字记录了。

第五,公事和私事使用的邮箱不要混用。用公司邮箱谈私事当然不好,因为单位掌握了你的隐私,特别是你的很多小私心。反过来,用私人邮箱谈公事一样糟糕,这会给对方极不专业的感觉。

第六,约人说话的时间也很有讲究。如果下属想约领导说话,不妨挑晚一点的时间,即使快下班也没有关系,因为领导通常走得很晚,他还会觉得你工作很卖力。当然,也可以约一大早的时间。反过来,如果领导总是约下属晚饭后谈工作,则显得刻薄寡恩。在通信手段非常发达的今天,面对面沟通依然是最有效的通信方式,这是由人类的基因决定的。利用好这个特点,我们说服别人的可能性就比其他人要大一些。

有效沟通的三个基本原则包括(沟通方式有哪几种)

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